Grafieken en diagrammen zijn niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Open bijvoorbeeld de financiële pagina in een krant en je zult diverse grafieken zien. Excel is bij uitstek het programma om grafieken mee te maken zodat het verhaal achter getallen mooi inzichtelijk wordt gemaakt. Maar welke grafiek of diagram moet ik gebruiken?
Excel kent een grote verscheidenheid aan grafieken en diagrammen die allen geschikt zijn om een specifieke boodschap beeldend te maken. In dit artikel bespreek ik de meest voorkomende grafieken en in welke situatie deze het best toegepast kunnen worden.
Gegevens in een tabel of met behulp van een diagram tonen
Voordat wordt bepaald welke grafiek het best toegepast kan worden is het de vraag óf een grafiek wel de juiste oplossing is. Grafieken zijn gebaseerd op een set aan gegevens in de vorm van een tabel. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de onderliggende gegevenstabel zelf te tonen. Die keuze hangt af van welke boodschap je precies wilt over brengen, wat de behoefte van de ontvanger is en van de hoeveelheid gegevens. Ik hanteer zelf het volgende uitgangspunt:
- Integraal en alle gegevens in detail -> kies voor een gegevensset in de vorm van een tabel.
- Samenvatting, trend, verhouding of samenhang van de gegevens -> kies voor een grafiek of diagram
Wanneer een gegevensset heel groot is en bijvoorbeeld uit honderden rijen bestaat is dit voor de ontvanger moeilijk te interpreteren en is vaak de keuze voor een grafiek of een draaitabel voor de hand liggend.
De meest toegepaste grafieken
Als je besluit een grafiek te gebruiken is het vaak best lastig om te bepalen welke grafiek het best geschikt is om een boodschap over te brengen. Ik bespreek hier de meest toegepaste grafieken en voor welk doel deze het best toegepast kunnen worden.
Cirkeldiagram
Een cirkeldiagram wordt ook wel een taartdiagram of een schijfdiagram genoemd. Het cirkeldiagram is een van de meest toegepaste diagrammen maar tevens een waar enkele belangrijke nadelen aan kleven.
Een cirkel diagram bestaat uit verschillende sectoren (taartpunten). Deze sectoren geven de relatieve omvang aan van een onderdeel (sector) ten opzichte van andere onderdelen (sectoren). De totale taart is altijd 100%, de onderdelen (taartpunten/ sectoren) in die taart zijn dan ook bij elkaar 100%.
Wanneer je bijvoorbeeld wilt laten zien welk aandeel de omzet van een product categorie heeft ten opzichte van de omzet van andere product productcategorieën is een cirkel diagram uitermate geschikt.
Hoewel de cirkeldiagram een zeer veel toegepaste visualisatie is kleven er enkele nadelen aan:
- Wanneer er teveel categorieën zijn en daarmee te veel sectoren ontstaan wordt een cirkeldiagram al snel zeer onoverzichtelijk. Beperk het aantal sectoren dan ook tot maximaal 6. Indien er meer categorieën zijn kies je voor bij voorkeur een staafdiagram.
- Een cirkeldiagram zonder labels in de sectoren zegt niets over de exacte omvang van de categorieën. Zorg er dan ook voor dat de sectoren een label bevatten waarin de omvang van de sector inzichtelijk wordt gemaakt.
- De sectoren in een cirkeldiagram krijgen een kleur. De ene kleur valt meer op dan de andere waardoor bewust (manipulatie) of onbewust de aandacht op specifieke sectoren gericht wordt.
Kolomdiagram
Een kolomdiagram wordt toegepast om de ontwikkeling van een gegevenscategorie over een bepaalde tijd inzichtelijk te maken of om gegevens categorieën onderling met elkaar te vergelijken.
De gegevens worden over twee assen inzichtelijk gemaakt (twee dimensies). Op de horizontale as (X-as) worden de gegevens per categorie getoond (bijv. jaar of productcategorie). Iedere categorie krijgt hierbij een eigen kolom. In dit voorbeeld bestaan de categorieën uit de kwartalen van een jaar.
De verticale as (Y-as) bevat de schaalverdeling van de waarden (bijv. een percentage of een aantal). De hoogte van de kolom bepaalt de waarde en laat het verschil zien tussen de categorieën.
Staafdiagram
Een staafdiagram is feitelijk gelijk aan de kolom diagram. Alleen de oriëntatie is anders. In een kolomdiagram worden de categorieen op de horizontale as (X-as) getoond en de schaalverdeling op de verticale as (Y-as). Bij een staaf diagram is dit precies andersom. De horizontale as toont de schaalverdeling en de verticale as toont de categorieën.
De staafdiagram leent zich minder goed om de ontwikkelingen in de tijd te tonen. De staafdiagram is bij uitstek geschikt om het verschil in waarden van de verschillende categorieën weer te geven. Daarbij worden deze bij voorkeur op volgorde van omvang getoond. Ook bij een groot aantal categorieën is de staafdiagram het meest overzichtelijk.
Lijndiagram
Een lijndiagram wordt gebruikt wanneer een trend over een periode inzichtelijk moet worden gemaakt. Een lijndiagram is zeer geschikt om de trend van gegevens die een continu verloop kennen inzichtelijk te maken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan aantal verkochte eenheden, omzet, kosten, winst etc…
Door in een lijndiagram de trend van verschillende vergelijkbare perioden in één grafiek te tonen kunnen heel duidelijk trendbreuken (bijzonderheden) inzichtelijk worden gemaakt.
Gestapelde kolom -of staafdiagram
Een gestapelde kolom -of staafdiagram is erg handig wanneer je niet alleen de verhouding tussen gegevens categorieën inzichtelijk wilt maken tonen maar ook het totaal van alle categorieën in de tijd vergeleken moet worden.
De gegevenscategorieeen worden in feite op elkaar gestapeld zodat in een kolom (of staaf) het totaal van de categorie inzichtelijk gemaakt wordt en vergeleken kan worden met het totaal van de categorieën in een andere periode.
Spreidingdiagram
In een spreidingsdiagram (ook wel puntenwolk of in het Engels scatterdiagram genoemd) worden twee waarden (variabelen) in de vorm van een punt gevisualiseerd. Waarde 1 wordt afgezet tegen de X-as en waarde 2 wordt afgezet tegen de Y-as. Het doel van een spreidingsdiagram is om de samenhang of het verband van waarden aan te tonen.
Als er meer van deze gegevensparen in een diagram relatief in een rechte lijn liggen is de kans groot dat er een directe relatie is. Wanneer alle puntjes verdeeld zijn over de gehele diagram is de kans groot dat er geen rechtstreeks verband is.
In dit voorbeeld ga ik uit van geïnvesteerde trainingsweken voor een duurrace van een uur op de fiets. Naar mate het aantal trainingsuren toe neemt verbeteren ook de tijden. Er bestaat in dit voorbeeld een rechtstreeks verband tussen trainingsinspanning en resultaat.
Beldiagram
Een beldiagram (ook wel boldiagram) is in feite een spreidingsdiagram maar in plaats van 2 waarden (variabelen) wordt nog een derde waarde toegevoegd. Deze derde waarde wordt gebruikt om de omvang of het belang inzichtelijk te maken. De derde waarde bepaalt de grootte van de bol en daarmee het belang.
Waterval grafiek
De waterval grafiek bestaat uit een beginstand (eerste kolom) en een eindstand (laatste kolom). De kolommen tussen de beginstand en de eindstand tonen aan wat de mutaties zijn geweest die vanuit de beginstand tot de eind stand hebben geleid. Met een waterval grafiek is heel mooi inzichtelijk te maken wat de verklaringen zijn waarom de eindstand afwijkt van de beginstand. Iedere tussenliggende kolom is in feite een verklaring. Vanaf Excel 2016 is de waterval grafiek beschikbaar.
Vlakdiagram
Met een vlakdiagram wordt de trend van een gegevensreeks zichtbaar en wordt de omvang benadrukt door de ruimte onder de lijn een kleur te geven.
Een veelgebruikte variant is het gestapelde vlakdiagram. Hierin worden de trends van meerdere gegevens reeksen boven elkaar getoond en gecumuleerd. Zodoende worden zowel de trend, de onderlinge verhouding als het totaal inzichtelijk gemaakt. Logischerwijs moeten de gegevensreeksen wel met elkaar te maken hebben.
Oefenen
De hiervoor beschreven grafieken worden in de praktijk het meest toegepast. Oefen hier mee en probeer ze uit op gegevensreeksen om te leren welke grafiek het best past bij welke boodschap en verras je publiek.
Succes met Excel leren!
Pingback: Hulpbronnen | Bedrijf in de Klas