Waarom draaitabellen?

Draaitabellen zijn heel belangrijk om gegevens op een overzichtelijke manier te ordenen zodat er slimme analyses van gemaakt kunnen worden. In het Engels worden draaitabellen ‘pivottables’ genoemd.

In mijn werk als controller heb ik talloze analyses gemaakt die zonder het toepassen van draaitabellen vrijwel onmogelijk zouden zijn geweest. Draaitabellen zorgen ervoor dat grote hoeveelheden gegevens gestructureerd en overzichtelijk gepresenteerd kunnen worden. In één oogopslag wordt de essentie uit de brei van gegevens helder.  Essentieel om beslissingen te kunnen nemen.

Het is niet moeilijk om met draaitabellen te leren werken. Om het principe van draaitabellen onder de knie te krijgen werk ik met een eenvoudig voorbeeld. Dit voorbeeld bevat de gegevens van een bedrijf dat planten exporteert naar verschillende landen binnen Europa.

Draaitabellen werken op basis van tabellen waarin gegevens staan

Tabel

Een tabel is in Excel niets meer dan een lijst met gegevens. Een tabel bestaat in Excel uit één of meer kolommen en één of meer rijen.

Kolom

Iedere kolom bevat één soort informatie/ gegeven. De eerste rij in een tabel bevat het ‘kolomhoofd’. In het kolomhoofd noteren we de naam van de kolom. In dit geval Bestelnummer, Productnaam, Productgroep, Aantal verkocht, Bedrag, Kwartaal en Exportland.

Rijen

De rijen bestaan uit de gegevens/waarden die horen bij de verschillende kolommen. Rij 1 bevat het kolomhoofd in de rijen daarna worden de waarden per kolom opgenomen getoond. Een tabel kan makkelijk duizenden rijen bevatten.

Draaitabel

Zo eenvoudig is het maken van een tabel dus.

Je eerste draaitabel maken

Het maken van een draaitabel op basis van een tabel is vervolgens heel eenvoudig.

  1. Selecteer het bereik van de tabel. In dit geval cel A1 t/m G20.
  2. Kies in het lint voor: Invoegen – Draaitabel

Draaitabellen

Het volgende scherm verschijnt:

Je kunt in dit scherm verschillende instellingen veranderen. Dit doen we in dit geval niet en kiezen direct voor ‘Ok’.

Automatisch wordt in een nieuw werkblad ruimte gereserveerd voor de draaitabel. Rechts in hetzelfde werkblad zie je de beschikbare draaitabelvelden.

Draaitabelvelden                               

In feite kunnen we nu al beginnen met het analyseren van onze gegevens. Probeer je daarbij voor te stellen op welke vraag je graag een antwoord zou willen hebben.

Analyseren data met behulp van draaitabellen

Mijn eerste behoefte is om te weten hoeveel omzet ik in totaal per productgroep heb gerealiseerd.

  1. Ik selecteer rechts uit de beschikbare velden het veld ‘productgroep’. Deze sleep ik naar het gebied ‘RIJEN’
  2. Ik selecteer rechts uit de beschikbare velden het veld ‘bedrag’. Deze sleep ik naar het gebied ‘WAARDEN’

De draaitabel laat het volgende resultaat zien:

Draaitabelresultaat

We weten nu in één oogopslag hoeveel omzet per productgroep is gemaakt.

De vraag die ik vervolgens beantwoord zou willen zien is het hoe deze omzet is verdeeld over de landen waar naartoe geëxporteerd is. Selecteer rechts uit de beschikbare velden het veld ‘exportland’. Deze sleep ik naar het gebied ‘KOLOMMEN’

Draaitabel-selectie

De draaitabel laat het volgende resultaat zien:

Draaitabel-resultaat

Het resultaat is een overzichtelijke weergave van de totale omzet verdeeld over zowel de productgroep als de landen.

Ten slotte

We hebben geoefend met een eenvoudig voorbeeld. Download ook het voorbeeld bestand DRAAITABEL . De draaitabel functionaliteit in Excel geeft veel meer mogelijkheden die we in andere artikelen nader zullen belichten.

Je hebt nu je eerste stappen gemaakt in de wereld van draaitabellen. Ik adviseer je te oefenen met het voorbeeldbestand door andere inzichten te creëren. Probeer bijvoorbeeld de vraag te beantwoorden hoe de omzet per productgroep is verdeeld over de kwartalen. Je verhoogt gegarandeerd je marktwaarde wanneer je met draaitabellen uit de voeten kunt.

Veel plezier met Excelleren!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.