De verpakking bepaalt in hoge mate of en hoe de boodschap over komt. Een grafiek of diagram helpt je bij het overbrengen van die boodschap. Mits goed toegepast helpt het je de essentie van de informatie aan de ontvanger duidelijk te maken.
Probeer steeds te bedenken wat de belangrijkste boodschap is die je wilt overbrengen en of de gekozen grafiek daarvoor geschikt is. Werken met grafieken is een beetje de kunst van het weg laten. Ook al heb je onderliggend nog zoveel gegevens. Probeer in je grafieken alleen het hoognodige te laten zien.
Een eerste eenvoudige grafiek maken
Het doel van dit artikel is een eerste toepassing van een grafiek op basis van een eenvoudig voorbeeld om van daaruit verder te kunnen experimenteren.
In dit voorbeeld maken we gebruik van de kwartaalomzet van een bedrijf in een willekeurig jaar. We kiezen in dit geval voor een staafdiagram (ook wel kolomdiagram) omdat we met name aandacht willen vestigen op de verschillen tussen de verschillende kwartalen.
Zorg ervoor dat er altijd kolom koppen boven de gegevens staan. Dit zorgt ervoor dat Excel automatisch de juiste labels aan de grafiek toe kent. De makkelijkste wijze om een grafiek te maken is door eerst het volledige gegevens bereik te selecteren.
Kies vervolgens in het lint voor INVOEGEN – Grafieken en we kiezen in dit geval voor Kolomdiagram
Kies vervolgens voor 2D-Kolom
Je zult zien dat Excel op basis van de geselecteerde gegevens en de gewenste grafiek direct tot een voorstel komt.
Gefeliciteerd je hebt je eerste grafiek gemaakt.
Verschillende soorten grafieken en diagrammen
Ik heb in dit voorbeeld gekozen voor een staafdiagram om het verschil tussen de kwartalen te benadrukken. We hadden bijvoorbeeld ook een lijndiagram kunnen kiezen om met name inzicht te geven in de omzettrend gedurende het jaar. Excel kent een grote verscheidenheid aan grafieken en diagrammen die allen geschikt zijn om een specifieke boodschap beeldend te maken. In andere artikelen zal ik hier nog op in gaan. Het hiervoor beschreven instructie werkt (bijna) voor alle andere soort grafieken op de dezelfde wijze. Experimenteer hier zelf mee.
Aanpassen van grafieken
De verpakking is enorm belangrijk om de boodschap goed op de ontvanger over te brengen. De grafiek in dit voorbeeld is weliswaar inhoudelijk prima maar aan de layout kan nog veel verbeteren. Excel biedt zeer veel mogelijkheden om grafieken en diagrammen helemaal naar eigen wens aan te passen. Zo had in dit voorbeeld de kolom met de hoogste omzet een andere kleur kunnen krijgen en hadden de kolommen breder gemaakt kunnen worden en dichter bij elkaar kunnen staan. In volgende artikelen zal ik ook uitgebreid stil staan bij het verfraaien en aanpassen van grafieken.
Ondertussen kun je uiteraard zelf ook op ontdekking uit gaan. Veel succes met excelleren.
