Voor het analyseren van gegevens is de filter functionaliteit in Excel heel handig. Door middel van filteren kunnen gegevens die voldoen aan specifieke criteria worden getoond of uitgesloten. Als resultaat wordt een deel (subset) van de gegevens getoond. Dit draagt bij aan inzicht in je gegevens. Het toepassen van een filter is eenvoudig.
Snel filteren met behulp van Autofilter
De meest toegankelijke manier om gegevens te filteren is door het gebruik van het Autofilter. In dit geval gebruiken we het voorbeeldbestand FILTER_FUNCTIE. Toepassing van het Autofilter is heel eenvoudig:
Let op! Om het autofilter goed te laten werken is het noodzakelijk dat:
- Alle gegevens geselecteerd zijn (het bereik)
- In de eerste regel van het bereik de naam van de kolommen is opgenomen.
Als voldaan is aan de genoemde voorwaarden kunnen we het eerste filter gaan maken.
- Selecteer alle gegevens waarop gefilterd moet kunnen worden (het bereik)
- Kies in het lint voor: Gegevens – Filter
Wanneer de stappen zijn doorlopen moet in de eerste regel in iedere kolom rechts een pijl naar beneden getoond worden. Dit noemen we de filterknoppen.
Eerste filter op basis van één filtercriteria
Stel dat ik in dit voorbeeld alleen de regels wil tonen waarbij het land van export Engeland is. We kiezen voor de filterknop in de kolom (G) ‘Exportland’. Het volgende filterscherm verschijnt:
Standaard zijn alle beschikbare waarden geselecteerd, in dit geval de landen waar naar toe geëxporteerd wordt.
Wanneer we alleen de Engelse export willen tonen voeren we de volgende twee stappen uit:
- Het veld in ‘alles selecteren’ uitvinken.
- Het veld in ‘Engeland’ aanvinken
Kies voor ‘OK’
Het resultaat is een selectie van de oorspronkelijke gegevens behorende bij het criteria Exportland = ‘Engeland’.
Filter verwijderen
Wanneer je de toegepaste filters wilt wissen om terug te gaan naar alle gegevens moet in de gefilterde kolom gekozen worden voor ‘Filter uit (naam kolom) wissen’.
Een filter op basis van meerdere filtercriteria
In het vorige voorbeeld heb ik een selectie gemaakt op één waarde. Het is ook mogelijk te filteren op basis van meerdere waarden. Herhaal daarvoor de stappen uit het vorige voorbeeld. Kies echter naast ‘Engeland’ ook voor ‘Frankrijk’. Het resultaat is als volgt:
Een filter door op basis van het uitsluiting
In de vorige voorbeelden hebben we één of meerdere criteria bepaald door het vinkje op ‘Engeland’ en ‘Frankrijk’ aan te zetten. Het is ook mogelijk om alle waarden te tonen behalve de uitgesloten waarden. In dit voorbeeld willen we alle gegevens van alle producten tonen behalve de ‘Beukenhaag’.
We kiezen nu het filter in de kolom (B) ‘Productnaam’:
- Vink ‘alles selecteren’ aan. Alle producten zijn aangevinkt.
- Vink vervolgens productnaam ‘Beukenhaag’ uit.
Het resultaat is dat alle gegevens van alle producten getoond worden behalve die van de Beukenhaag.
Filters op meerdere kolommen
Het is mogelijk om tegelijkertijd meerdere filters toe te passen. In het volgende voorbeeld gaan we een overzicht maken van alle vaste planten die in het eerste en tweede kwartaal zijn verkocht. We passen hiervoor twee filters toe:
- Productgroep – vinkje op ‘Vaste planten’ aan
- Kwartaal – Vinkje kwartalen 1 en 2 aan. Overige vinkjes uit.
Het resultaat is als volgt
Let op! Het komt vaak voor dat er meerdere filters op een tabel met gegevens zijn toegepast. Realiseer je altijd welke filters zijn toegepast zodat je precies weet op welk deel van de gegevens een analyse wordt toegepast. Je kunt zien op welke kolommen een filter wordt toegepast wanneer het filter icoon zichtbaar is.
Je hebt nu de eerste en belangrijkste stappen gezet in het filteren van gegevens in Excel. Oefen hier veelvuldig mee. Er bestaan overigens uitgebreidere filtermogelijkheden in Excel. Op deze meer geavanceerde filtermogelijkheden zal ik in een volgend artikel in gaan.
Veel succes met Excel leren!
