Uitlijning van gegevens is nodig om je Excel werkblad overzichtelijk te houden. Gegevens kunnen zowel horizontaal als verticaal uitgelijnd worden. De beste manier van uitlijnen hangt enigszins af van het doel en de omvang van het werkblad. Uiteindelijk gaat het om de overzichtelijkheid en leesbaarheid.
Toch probeer ik zelf zo consequent mogelijk met uitlijning om te gaan. Ik hanteer daarvoor de volgende spelregels:
Uitgangspunt voor uitlijnen van gegevens
- Horizontaal – numerieke waarden zoals getallen, bedragen, datums rechts uitlijnen
- Horizontaal – Alfanumerieke waarden ofewel tekst links uitlijnen
- Verticaal – gegevens altijd naar boven/ aan de bovenkant uitlijnen
Er is een belangrijke reden om numerieke waarden rechts uit te lijnen en alfanumerieke waarden links. Je ziet daarmee in één oogopslag met welke gegevens je kunt rekenen (zoals bijvoorbeeld optellen). Als alle gegevens links uitgelijnd zijn is dit minder makkelijk te zien.
Wanneer je in Excel numerieke waarden invult worden deze standaard al rechts uitgelijnd. Alfanumerieke waarden worden normaliter links uitgelijnd. Je hoeft hier meestal niets aan te doen. Het kan echter voorkomen dat dit niet het geval is, bijvoorbeeld wanneer je een werkblad van een ander hebt overgenomen. Zorg er dan in ieder geval voor dat je eerst de uitlijning verzorgt.
Verticale uitlijning is eigenlijk alleen nodig wanneer de regel breedte wordt vergroot. De gegevens worden standaard naar beneden uitgelijnd en ik adviseer dan ook de gegevens naar boven uit te lijnen.
Zo werkt uitlijning van gegevens
Voor het uitlijnen van gegevens kies je in het lint voor Start – Uitlijning
Uitlijning is van toepassing voor alle gegevens in het bereik:
- Kies je voor één individuele cel, dan zal de uitlijning daarvoor van toepassing zijn.
- Selecteer je meerdere cellen (het bereik) dan vind uitlijnen plaats voor die selectie
- Selecteer je een volledige kolom of rij dan worden alle gegevens in die kolom/ rij uitgelijnd
In dit voorbeeld staan de bedragen in de kolom ‘omzet’ links uitgelijnd en deze willen we rechts uitlijnen volgens onze spelregels.
Selecteer daarvoor eerst de gegevens die je rechts uit wilt lijnen. In dit geval B1 t/m B6 en kies voor het icoontje ‘rechts uitlijnen’
Je ziet dat het resultaat is dat de geselecteerde gegevens netjes rechts uitgelijnd zijn.
We hadden hier ook de gehele kolom B kunnen selecteren. Hiermee zou automatisch de uitlijning plaats vinden voor alle gegevens in die kolom, dus ook voor gegevens die later nog toegevoegd worden.
Of je nu rechts, links, of van boven naar beneden uit lijnt. De zojuist beschreven uitleg werkt precies het zelfde. Oefen hier zelf mee.
Veel succes met Excel leren.
