Intelligentere formules maken met de geneste ALS functie

De ALS functie (in het Engels IF formule) is een zeer krachtige functie in Excel. Wanneer je nog nooit met ALS hebt gewerkt raad ik je aan eerst het artikel ‘Intelligente formules maken door middel van de ALS functie’ te lezen. Je kunt de ALS functie meerdere keren in één formule toepassen. We noemen dit de geneste ALS functie (ook wel ALS in ALS). Intelligentere formules maken met de geneste ALS functie? In dit artikel leg ik uit hoe dit werkt!

Een eenvoudig voorbeeld met de geneste ALS formule

Dit voorbeeld gaat uit van een voorraad diverse fruitproducten. Op basis van ervaringscijfers weten we dat het aantal verkochte producten op 1 dag nooit hoger is dan 50 stuks. We willen nooit ‘nee’ verkopen dus de voorraad moet in ieder geval hoger zijn dan 50 stuks. Op basis van levertijden weten we dat we bij een voorraad van tussen 50 en 60 stuks moeten bestellen. We willen ook niet dat de voorraad te groot is omdat het om bederfelijke waar gaat. De voorraad mag dan ook niet hoger zijn dan 100 stuks. We willen de status van de voorraad weten door het toepassen van de ALS functie:

• Bij een voorraad groter dan 100 stuks is de voorraadstatus ‘voorraad overtollig’
• Bij een voorraad tussen 60 en 100 stuks is de voorraadstatus ‘voorraad op niveau’
• Bij een voorraad tussen 50 en 60 stuks is de voorraadstatus ‘voorraad bestellen’
• Bij een voorraad lager dan 50 is de voorraadstatus ‘voorraad tekort’

Zo ga je deze formule te lijf

Het makkelijkst is om de formule in kleine stukjes op te bouwen. Je begint op 1 regel met de uitvraag van een van de vier voorwaarden. In dit geval begin ik bij bullet 1

=ALS(B2>=100;”Teveel”;”minder dan 100″)

Uitleg: Als de waarde in cel B2 groter (of gelijk) is dan 100 is moet de voorraad status in cel B2 “Teveel” zijn (Formule resultaat is WAAR). Zo niet, dan moet de voorraad status “minder dan 100” worden (Formule resultaat is ONWAAR). Test het resultaat door de waarden in Cel B2 aan te passen.

Daarmee hebben we het eerste stukje van de puzzel opgelost. We weten nu in ieder geval dat de waarde in cel B2 hoger/gelijk of lager ligt dan 100 stuks.

Je eerste geneste formule maken

Bij een voorraad boven de 100 stuks weten we exact wat de voorraad status is (namelijk “Teveel”). Bij een voorraad onder de 100 stuks willen we dit preciezer weten. “Minder dan 100” is niet voldoende. We voegen daarom een tweede uitvraag toe aan de bestaande formule op de plek waar nu “Minder dan 100” (ONWAAR) staat.

=ALS(B2>=100;”Teveel”;ALS(B2>=60;”Gewenst”;”Lager dan 60″))

Uitleg:

• Als de waarde in cel B2 groter (of gelijk) is dan 100 dan wordt de voorraad status “Teveel” (WAAR).
• Anders (NIET WAAR) Als de waarde in Cel B2 groter (of gelijk) is dan 60 dan wordt de voorraad status “Gewenst” (WAAR)
• Anders (NIET WAAR) is de voorraad status “Lager dan 60”

Gefeliciteerd je hebt je eerste geneste ALS formule gemaakt.

De formule afronden

De formule is nog niet gereed. We moeten de uitvraag nog toevoegen bij een voorraad aantal van tussen de 50 en 60 stuks en bij een voorraad aantal lager dan 50. Wanneer je de vorige stappen begrijpt is de rest niet zo moeilijk. We voegen steeds aan het ONWAAR deel van de formule de volgende uitvraag toe. De formule komt er uiteindelijk als volgt uit te zien.

=ALS(B2>=100;”Teveel”;ALS(B2>=60;”Gewenst”;ALS(B2>=50;”Bestellen”;”Tekort”)))

Uitleg:

• Als de waarde in cel B2 groter (of gelijk) is dan 100 dan wordt de voorraad status “Teveel” (WAAR).
• Anders (NIET WAAR) Als de waarde in Cel B2 groter (of gelijk) is dan 60 dan wordt de voorraad status “Gewenst” (WAAR)
• Anders (NIET WAAR) Als de waarde in Cel B2 groter (of gelijk) is dan 50 dan wordt de voorraad status “Bestellen” (WAAR)
• Anders (NIET WAAR) wordt de voorraad status “Tekort”

Trek nu de formule door van Cel B2 naar Cel B8 zodat alle waarden op basis van dezelfde formule worden uitgevraagd.

Haakjes openen en sluiten

Een veel gemaakte fout bij het maken van ALS in ALS (geneste) formules is dat het aantal haakjes waarmee wordt afgesloten niet klopt. Onthou altijd dat het aantal haakjes waarmee je de formule opent ook weer nodig zijn om de formule te sluiten. We gebruiken in deze formule ((( drie keer een haakje om te openen dus we hebben er ook ))) drie nodig om de formule af te sluiten.

Bouw de formule stap voor stap op

Het toepassen van de geneste ALS functie is enorm handig. Maar zeker wanneer de formule erg groot wordt kan de formule ook onoverzichtelijk worden. Wanneer de formule een foutmelding geeft of het resultaat niet klopt is het lastig om uit te vinden waar het probleem zit. Bouw de formule dan ook op in kleine stapjes zoals in het vorige voorbeeld. Test ook ieder stapje voordat je de formule verder uit breidt.

Intelligentere formules maken met de geneste ALS functie

Je hebt je eerste geneste ALS functie gemaakt. Je bent nu in staat intelligentere formules te maken met de geneste ALS functie. Het aantal toepassingen zijn eindeloos en dit gaat je enorm helpen om zaken te automatiseren. Bedenk je steeds hoe deze functionaliteit jou kan helpen en pas het toe. In het begin is het best lastig maar door het veel te doen zul je zien dat het eigenlijk heel eenvoudig is. Je hebt je leven weer wat makkelijker gemaakt. Gefeliciteerd.

Succes met Excelleren!

Krijg je geen genoeg van excelleren? Bekijk onze handige en leerzame sjablonen...