Het sorteren van gegevens is een belangrijke en zeer veel gebruikte functionaliteit in Excel. Daarnaast is dit meestal noodzakelijk om tot een gegevensanalyse te komen. Door sortering worden gegevens gestructureerd en kan inzicht verkregen worden. Daarnaast moeten gegevens soms eerst gesorteerd zijn voordat een volgende analyse kan plaats vinden. Om bijvoorbeeld gegevens te groeperen moeten deze eerst op volgorde gezet zijn. De functionaliteit is ten slotte heel eenvoudig te gebruiken.
Soorten sorteringen
Sorteringen kunnen gemaakt worden op verschillende soorten gegevens zoals:
- Tekst, alfabetisch van A tot Z of van Z tot A
- Getallen, numeriek van hoog tot laag of van laag tot hoog
- Datum en tijd, van meest recent naar oudst of van oudst naar meest recent
- Overig, zoals celkleur, letterkleur, pictogrammen of aangepaste lijsten
Sorteren op getal
We beginnen met een voorbeeldbestand SORTEER_FUNCTIE. Om een sortering aan te brengen moeten eerst alle gegevens geselecteerd worden (het bereik). We selecteren dus cel A1 t/m cel G20.
De gegevens in het werkblad zijn nu gesorteerd op bestelnummer van laag naar hoog. We willen de rankschikking van de gegevens aanpassen op basis van het bestelnummer van hoog naar laag.
We kiezen in het lint voor: Gegevens – Z t/m A
De geselecteerde gegevens worden van hoog tot laag gesorteerd.
Let op! De sneltoets sorteren van A naar Z en Z naar A werken alleen wanneer we de volgorde willen baseren op de eerste kolom van het bereik. We willen nu op andere gegevens in het bereik sorteren.
Kies voor: Gegevens – Sorteren.
Sorteren op ander gegeven in het bereik
In het volgende voorbeeld gaan we rankschikken op volgorde van Productnaam. Dit is dus de tweede kolom in het geselecteerde bereik.
We kiezen voor: Gegevens – Sorteren
We kiezen voor:
Kolom: Productnaam
Sorteren op: Waarden
Volgorde: Van A tot Z
Zorg dat het veld ‘mijn gegevens bevatten kopteksten’ aangevinkt staat. We gebruiken immers kopteksten.
Kies voor ‘OK’.
De geselecteerde gegevens worden netjes op volgorde van Productnaam gesorteerd.
Niveaus toevoegen in een sortering
Het is mogelijk om tegelijkertijd op meerdere kolomwaarden te rangschikken. Stel nu dat we in ons voorbeeld eerst willen sorteren op productgroep en daarbinnen op productnaam. In feite breng ik hiermee meerdere niveaus aan in de sortering. Dit werkt als volgt:
Open het scherm Gegevens – Sorteren
Kies nu voor:
Kolom: Productgroep
Sorteren op: Waarden
Volgorde: Van A tot Z
Kies vervolgens voor: niveau toevoegen
Kies nu voor:
Kolom: Productgroep
Sorteren op: Waarden
Volgorde: Van A tot Z
En kies voor ‘OK’
De gegevens in het bereik worden nu getoond op volgorde van 1. Productgroep en 2. Productnaam
Let op! Als je wil dat alle gegevens gesorteerd worden moeten alle gegevens in het bereik geselecteerd worden. Oftewel alleen de geselecteerde gegevens worden meegenomen in de sortering.
Je hebt nu de basis van het sorteren van kolommen in Excel onder de knie. Meer geavanceerde sorteermogelijkheden zijn:
- Rangschikken van datum/ tijd
- Rijen sorteren
- Sorteren op cel kleur, tekst kleur of pictogram
- Sorteren op basis van aangepaste lijst
- Eén kolom rangschikken in een selectie zonder de andere kolommen te sorteren
Deze onderwerpen worden in een volgend artikel behandeld.
Veel succes met excelleren!
