Excel bevat een fantastische functionaliteit waarmee gegevens in een werkblad een opmaak krijgen wanneer deze aan een bepaalde voorwaarde voldoen. Deze functionaliteit heet in Excel voorwaardelijke opmaak. In Engelse Excel versies Conditional formatting.

Waardeoordeel toekennen aan de inhoud van cellen

De kracht van voorwaardelijke opmaak is dat er een waardeoordeel toegekend wordt aan de gegevens afhankelijk van de inhoud. In feite kun je er met voorwaardelijke opmaak voor zorgen dat de gegevens zelf een boodschap aan de gebruiker over brengen. Met relatief weinig inspanning zorg je zo zowel voor een professionele vormgeving als een eerste analyse.

De functionaliteit om Excel werkbladen voorwaardelijk op te maken is zeer uitgebreid. Zeker in recentere Excel versies kan dit wat overweldigend over komen. Toch is dit een van de Excel onderdelen die je eigenlijk moet leren kennen. En met een beetje inzet lukt dat ook. In dit artikel zal ik het gebruik van voorwaardelijke opmaak toelichten aan de hand van een eenvoudig voorbeeld.

Eenvoudig voorbeeld van een voorwaardelijke opmaak

Het volgende voorbeeld bevat voor een aantal leerlingen de behaalde cijfers voor enkele taalvakken. Een 5,5 is net voldoende. We willen de cijfers benadrukken die lager zijn dan 5,5 door de cijfers in rood te tonen.

Voorwaardelijk opmaken

De voorwaardelijke opmaak geldt alleen voor de geselecteerde cellen (het bereik). Selecteer dus eerst de cellen waarvoor de voorwaardelijke opmaak moet gelden. In dit geval cellen B2:D8.

Voorwaardelijk3

We kiezen vervolgens in het lint voor: Start – Voorwaardelijke opmaak

Voorwaardelijke opmaak

Nieuwe voorwaardelijke opmaak regel maken

Wanneer we de voorwaardelijke opmaak knop kiezen wordt een menu met uitgebreide mogelijkheden getoond. We willen een nieuwe regel maken en kiezen derhalve voor nieuwe regel

Voorwaardelijke regel

Nadat we voor nieuwe regel hebben gekozen verschijnt een nieuw keuzescherm. In dit scherm kunnen we de opmaak bepalen indien de cellen een bepaalde waarde hebben. We kiezen in dit geval voor Alleen cellen opmaken met

Conditional formatting

We kunnen nu in het onderste deel van dit scherm onder Bewerk de regelbeschrijving:

  1. Bepalen wanneer (onder welke voorwaarde) de cellen een bepaalde opmaak moeten krijgen
  2. De opmaak bepalen die geldt zodra aan de voorwaarde wordt voldaan

Voorwaardelijk

  • Alleen cellen opmaken met:  celwaarde – kleiner dan – 5,5
  • We kiezen vervolgens voor Opmaak waarna het volgende scherm verschijnt

Conditional formatting

In dit scherm kunnen de cel eigenschappen worden aangepast. Je kunt hier instellen wat de layout van de cel -of de waarde in de cel moet zijn zodra aan de voorwaarde voldaan wordt. In ons geval lager dan 5,5.

  • Kies voor het tabblad lettertype
  • Kies voor kleur – rood

Klik vervolgens op ‘OK

Voorwaardelijke opmaak

Je ziet nu in het voorbeeld dat de letters in de kleur rood worden opgemaakt voor cellen die voldoen aan de voorwaarde kleiner dan 5,5

Door vervolgens op ‘OK’ te klikken wordt de voorwaardelijke opmaak toegepast op de gegevens die we geselecteerd hebben.

Excellent

Gefeliciteerd. Je hebt je eerste voorwaardelijke opmaak toegepast. Het voorwaardelijk opmaken van je excel werkblad kent nog veel meer mogelijkheden. Ik zal hier in volgende artikelen verder op in gaan.

Veel succes met Excelleren!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.