Excel bevat een fantastische functionaliteit waarmee gegevens in een werkblad een opmaak krijgen wanneer deze aan een bepaalde voorwaarde voldoen. Deze functionaliteit heet in Excel voorwaardelijke opmaak. In Engelse Excel versies Conditional formatting.
Waardeoordeel toekennen aan de inhoud van cellen
De kracht van voorwaardelijke opmaak is dat er een waardeoordeel toegekend wordt aan de gegevens afhankelijk van de inhoud. In feite kun je er met voorwaardelijke opmaak voor zorgen dat de gegevens zelf een boodschap aan de gebruiker over brengen. Met relatief weinig inspanning zorg je zo zowel voor een professionele vormgeving als een eerste analyse.
De functionaliteit om Excel werkbladen voorwaardelijk op te maken is zeer uitgebreid. Zeker in recentere Excel versies kan dit wat overweldigend over komen. Toch is dit een van de Excel onderdelen die je eigenlijk moet leren kennen. En met een beetje inzet lukt dat ook. In dit artikel zal ik het gebruik van voorwaardelijke opmaak toelichten aan de hand van een eenvoudig voorbeeld.
Eenvoudig voorbeeld van een voorwaardelijke opmaak
Het volgende voorbeeld bevat voor een aantal leerlingen de behaalde cijfers voor enkele taalvakken. Een 5,5 is net voldoende. We willen de cijfers benadrukken die lager zijn dan 5,5 door de cijfers in rood te tonen.
De voorwaardelijke opmaak geldt alleen voor de geselecteerde cellen (het bereik). Selecteer dus eerst de cellen waarvoor de voorwaardelijke opmaak moet gelden. In dit geval cellen B2:D8.
We kiezen vervolgens in het lint voor: Start – Voorwaardelijke opmaak
Nieuwe voorwaardelijke opmaak regel maken
Wanneer we de voorwaardelijke opmaak knop kiezen wordt een menu met uitgebreide mogelijkheden getoond. We willen een nieuwe regel maken en kiezen derhalve voor nieuwe regel
Nadat we voor nieuwe regel hebben gekozen verschijnt een nieuw keuzescherm. In dit scherm kunnen we de opmaak bepalen indien de cellen een bepaalde waarde hebben. We kiezen in dit geval voor Alleen cellen opmaken met
We kunnen nu in het onderste deel van dit scherm onder Bewerk de regelbeschrijving:
- Bepalen wanneer (onder welke voorwaarde) de cellen een bepaalde opmaak moeten krijgen
- De opmaak bepalen die geldt zodra aan de voorwaarde wordt voldaan
- Alleen cellen opmaken met: celwaarde – kleiner dan – 5,5
- We kiezen vervolgens voor Opmaak waarna het volgende scherm verschijnt
In dit scherm kunnen de cel eigenschappen worden aangepast. Je kunt hier instellen wat de layout van de cel -of de waarde in de cel moet zijn zodra aan de voorwaarde voldaan wordt. In ons geval lager dan 5,5.
- Kies voor het tabblad lettertype
- Kies voor kleur – rood
Klik vervolgens op ‘OK‘
Je ziet nu in het voorbeeld dat de letters in de kleur rood worden opgemaakt voor cellen die voldoen aan de voorwaarde kleiner dan 5,5
Door vervolgens op ‘OK’ te klikken wordt de voorwaardelijke opmaak toegepast op de gegevens die we geselecteerd hebben.
Gefeliciteerd. Je hebt je eerste voorwaardelijke opmaak toegepast. Het voorwaardelijk opmaken van je excel werkblad kent nog veel meer mogelijkheden. Ik zal hier in volgende artikelen verder op in gaan.
Veel succes met Excelleren!
Kun je de voorwaardelijke opmaak ook toepassen als de inhoud van de cel al is gevuld met een formule i.p.v. een getal?
Voorbeeld : in cel F14 staat de uitkomst van de formule: fix=D14-E14 uitkomst: -/- 2
Ik wil graag het getal van de negatieve uitkomst in rood zien en een positieve uitkomst in groen,
Kan dit met deze opmaak of zijn er nog andere opties?
Dat is inderdaad geen probleem. Je kunt ook een voorwaardelijke opmaak toepassen op het resultaat van een formule. Bijvoorbeeld door middel van een kleur het resultaat afhankelijk maken van een positief of negatief resultaat.
kan ik ook de opmaak van een andere cel aanpassen?
bijvoorbeeld: kleur naam wordt ook rood bij onvoldoende?
Kan je de voorwaardelijke opmaak ook gebruiken om een reeks weer tegeven op basis van de celwaarde:
b.v.:
Als waarde CelA 0,1;CelA;CelA*1000), met opmaak [Blauw]#.##0,000_;”E-3″.
Als waarde CelA >= 0 opmaak Standaard getal.
HI Bas,
Ik weet niet zeker of ik je vraag helemaal begrijp maar je kunt de opmaak inderdaad op een hele reeks toepassen.
Stuur eventueel een mail naar info@excelleren.nl
Is het mogelijk om in een Kolom met b.v. 9 datums onder elkaar de oudste datum automatisch groen te maken
de daarop volgende geel en de rest rood??
en bij wijziging van datum moet dit natuurlijk doorschuiven!
Dank voor je vraag. Dat is vrij eenvoudig op te lossen door middel van het toepassen van 3 voorwaardelijke opmaakregels. Selecteer eerst alle cellen waar de datums in staan (bereik) en kies voor start – voorwaardelijke opmaak – regels beheren. Nu gaan we drie regels toevoegen.
Regel 1: Alleen cellen met hoogste of laagste rangschikking – de onderste 1 – de kleur groen
Regel 2: Alleen cellen met hoogste of laagste rangschikking – de onderste 2 – de kleur geel
Regel 3 Alleen cellen opmaken met celwaarde ongelijk aan “” de kleur rood (we geven door de “” aan dat alle waar ook maar iets in staat rood moeten worden)
Door de volgorde van de regels gaat regel 1 voor regel 2 waardoor regel 2 alleen van toepassing is op de daaropvolgende. Bij wijziging van datum wordt automatisch de juiste kleur toegekend. Veel succes met Excelleren!