Excel is inmiddels uitgegroeid tot het meest toegepaste programma voor het maken van dashboards en rapportages. Recentere versies van Excel bevatten in de vorm van Power Query, Power Pivot en Power View een  professionele set aan ‘business analyse’ mogelijkheden.  De artikelen in deze rubriek gaan in op de rapportagemogelijkheden in Excel. Van een eenvoudige grafiek tot het toepassen van de uitgebreide Excel Power tools.

Het belang van een goed verpakte boodschap

Dashboards en managementrapportages zijn bedoeld om onderbouwd beslissingen te kunnen nemen. Of het nu gaat om een grote organisatie of een huishouden, het is essentieel om bij te sturen wanneer dit nodig is. Door stuurinformatie te visualiseren in de vorm van grafieken of diagrammen wordt de gebruiker in staat gesteld beslissingen te nemen.

De verpakking bepaalt in hoge mate of en hoe de boodschap over komt. Dit geldt zeer zeker ook voor het werken met grafieken, diagrammen en andere rapportage mogelijkheden in Excel. Het eenvoudig overbrengen van de boodschap uit data is heel essentieel maar ook een vak op zich.

Van gegevens naar waarde

Drie stappen van Gegevens naar Waarde

Een Excel model (bestand met één of meerdere werkbladen) met ongestructureerde data (gegevens) heeft geen waarde. Gegevens krijgen pas waarde wanneer deze gestructureerd, geanalyseerd en gevisualiseerd worden. Ik onderscheid hierin drie stappen:

  1. Inrichten werkbladen, invoer en opmaak van gegevens
  2. Structureren en Analyseren – van gegevens naar informatie
  3. Rapporteren en visualiseren – van informatie naar boodschap

Verkeerde keuzes in zowel opzet (1), inhoud (2) als vorm (3) kunnen er toe leiden dat keuzes worden gemaakt op basis van verkeerde gronden. Vaak wanneer inrichting (1) en inhoud klopt (2) gaat het alsnog fout bij het helder overbrengen van de boodschap.

Stuurinformatie bepalen

Wat de belangrijkste stuurinformatie is hangt sterk af van het type organisatie. In een grote organisatie kan het aantal verkochten producten per maand of het gemiddelde percentage ziekteverzuim een belangrijke stuurindicator zijn. Als het gaat om een privé huishouden kan dit gelden voor luxe bestedingen per maand of het elektriciteit verbruik.

Het is heel belangrijk om eerst vast te stellen wat de belangrijkste stuurinformatie is. Wat bepaald nu het succes van een organisatie? Mijn ervaring is dat meer in veel gevallen minder is. Dus probeer met name inzicht te geven in de meest essentiële stuurinformatie zodat daarop heel gericht gerapporteerd en bijgestuurd kan worden.

Veel succes met Excelleren!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.